Ochrona danych osobowych
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w związku z korzystaniem z serwisu Rachunkowo24 (rachunkowo24.pl), w tym z bezpłatnej usługi dopasowania biura rachunkowego. Politykę przygotowano zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Administratorem Państwa danych osobowych jest AVANT GROUP sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Grójecka 194 lok. U3, 02-390 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001069126, NIP 7011174500, REGON 526942031, właściciel i operator serwisu Rachunkowo24 (dalej: „Rachunkowo24” lub „my”).
W sprawach dotyczących danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z nami pod adresem e-mail admin@rachunkowo24.pl, telefonicznie pod numerem +48 732 106 593 lub listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie ciąży na nas taki obowiązek. Wszystkie sprawy dotyczące danych osobowych obsługujemy pod wskazanym adresem e-mail.
Rachunkowo24 jest niezależną platformą, która dobiera firmie jedno zweryfikowane biuro rachunkowe lub doradcę podatkowego z naszej sieci partnerskiej. Nie prowadzimy księgowości i nie sprzedajemy własnych usług księgowych. Usługa przebiega następująco:
Prosimy nie podawać w formularzu ani w rozmowie danych szczególnych kategorii (np. informacji o zdrowiu). Nie są one potrzebne do realizacji usługi.
Przekazanie danych biuru partnerskiemu jest istotą naszej usługi, dlatego opisujemy je szczegółowo.
Zapytania, notatki i transkrypcje rozmów, wyniki dopasowania, historię kontaktu oraz dowody zgód przechowujemy i przetwarzamy we własnym oprogramowaniu do obsługi zapytań, rozwijanym i używanym przez Rachunkowo24. Baza danych i serwery tego oprogramowania znajdują się we Frankfurcie nad Menem (Niemcy), na terytorium Unii Europejskiej. Dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby, w zakresie potrzebnym do wykonywania ich zadań, na podstawie indywidualnych kont z przypisanymi uprawnieniami. Połączenia są szyfrowane, a dostęp do rekordów jest ograniczony mechanizmami kontroli uprawnień.
Rozmowy telefoniczne z naszymi konsultantami są transkrybowane na bieżąco, abyśmy mogli dokładnie zapisać informacje o Państwa firmie i na ich podstawie dobrać biuro rachunkowe. Nagrania dźwiękowego nie przechowujemy. Informujemy o transkrypcji na początku każdej rozmowy. Jeżeli nie życzą sobie Państwo transkrypcji, wystarczy to powiedzieć: konsultant ją wyłączy i będzie notować ręcznie, a usługa zostanie wykonana bez zmian. Z transkrypcji wyodrębniamy informacje potrzebne do dopasowania, również przy użyciu narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję. Sama transkrypcja służy wyłącznie nam i nie jest przekazywana biurom partnerskim; biuro otrzymuje tylko zebrane informacje opisane w punkcie 5.
Jeżeli założymy dla Państwa konto w panelu klienta, przetwarzamy dodatkowo adres e-mail służący do logowania oraz informacje o statusie dopasowania, w celu wykonania usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Poza biurem partnerskim (punkt 5) dane mogą otrzymać podmioty, które przetwarzają je w naszym imieniu i wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO):
Meta Platforms Ireland Ltd. jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych w ramach jej formularzy reklamowych i narzędzi reklamowych. W zakresie zbierania i przekazywania danych za pomocą Meta Pixel i Conversions API jesteśmy z Meta współadministratorami (art. 26 RODO); zasadnicza treść uzgodnień jest dostępna w dokumencie Meta „Controller Addendum”. Dane mogą otrzymać także organy publiczne, jeżeli obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa. Aktualną listę podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu przekażemy na Państwa żądanie.
Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, jest odrębnym administratorem danych przetwarzanych w ramach pomiaru konwersji Google Ads. W zakresie rozszerzonych konwersji Google przetwarza dane w naszym imieniu jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) na podstawie warunków przetwarzania danych Google Ads.
Niektórzy dostawcy (np. Webflow, Inc., Supabase, Inc., Meta Platforms, Inc., Google LLC, Adobe Inc.) mają siedzibę lub podmioty powiązane w USA lub w innych państwach trzecich. W takim przypadku dane są przekazywane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework w przypadku podmiotów certyfikowanych, decyzja dotycząca Zjednoczonego Królestwa) albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię stosowanych zabezpieczeń mogą Państwo otrzymać, kontaktując się z nami. Główną bazę danych naszego oprogramowania przechowujemy w Unii Europejskiej.
Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO), sprostowania danych (art. 16 RODO), usunięcia danych (art. 17 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO), przenoszenia danych (art. 20 RODO), sprzeciwu (art. 21 RODO) oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).
Prawo sprzeciwu. W każdej chwili mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego jest bezwarunkowy.
Wycofanie zgody. Każdą zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie, równie łatwo, jak została udzielona: e-mailem na adres admin@rachunkowo24.pl, telefonicznie lub w rozmowie z naszym konsultantem. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Jeżeli dane zostały już przekazane biuru partnerskiemu, na Państwa prośbę przekażemy mu informację o wycofaniu zgody; mogą Państwo także zwrócić się bezpośrednio do biura.
Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca, który w szczególnie skomplikowanych przypadkach może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. Możemy poprosić o informacje potwierdzające tożsamość osoby składającej żądanie.
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych kontaktowych, podstawowych informacji o firmie i zgody na kontakt nie możemy jednak zrealizować usługi dopasowania, ponieważ jej istotą jest przekazanie zapytania biuru i kontakt biura z Państwem. Pozostałe informacje, np. orientacyjny budżet, podają Państwo według własnego uznania.
Nasze oprogramowanie wspiera dobór biura: porównuje informacje o Państwa firmie (np. branżę, formę prawną, skalę działalności, lokalizację, język i zakres usług) z profilami biur partnerskich i ich dostępnością, a następnie proponuje najlepiej dopasowane biuro. Jest to profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO, służące wyłącznie realizacji zamówionej usługi. Ostateczną decyzję o wyborze biura zawsze podejmuje konsultant. Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływały (art. 22 RODO). Na Państwa prośbę wyjaśnimy, dlaczego dobraliśmy dane biuro.
Serwis korzysta z plików cookie niezbędnych do jego działania, np. do zapamiętania Państwa wyboru w banerze cookie. Wyłącznie po wyrażeniu zgody w kategorii marketingowej korzystamy z Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.), a na stronach, na które kierujemy ruch z reklam Google, z Google Ads (Google Ireland Limited). Po wyrażeniu zgody informacje o zdarzeniach w serwisie, np. wyświetleniu strony lub wysłaniu formularza, przekazujemy do Meta także bezpośrednio z naszego serwera (Conversions API). Służy to pomiarowi skuteczności naszych reklam na Facebooku i Instagramie oraz ich dopasowaniu. Dane kontaktowe przekazywane w ten sposób są przed wysłaniem zamieniane na skrót kryptograficzny (hash).
Google Ads (pomiar konwersji). Na wybranych stronach serwisu, na które kierujemy ruch z reklam w wyszukiwarce Google, korzystamy z narzędzia Google Ads (tag Google), którego dostawcą jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia (dalej: „Google”). Narzędzie to służy wyłącznie do pomiaru skuteczności naszych reklam, czyli do ustalenia, czy kliknięcie w reklamę Google doprowadziło do wysłania zapytania w naszym serwisie (tzw. konwersja). Na tych stronach nie korzystamy z Meta Pixel ani z Conversions API.
Tag Google jest uruchamiany wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa zgody w kategorii marketingowej w banerze plików cookie, z uwzględnieniem trybu uzyskiwania zgody Google (Consent Mode v2). Bez tej zgody tag Google nie jest ładowany, nie zapisuje ani nie odczytuje plików cookie i nie przekazuje do Google żadnych danych. Po wyrażeniu zgody Google może otrzymywać w szczególności: identyfikator kliknięcia w reklamę (np. parametr gclid, gbraid lub wbraid w adresie strony), identyfikatory zapisane w plikach cookie, adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, adres odwiedzanej i odsyłającej strony, datę i godzinę zdarzenia oraz informację o wysłaniu formularza.
Rozszerzone konwersje. Po wysłaniu formularza i wyłącznie wtedy, gdy wyrazili Państwo zgodę w kategorii marketingowej, przekazujemy do Google podany w formularzu adres e-mail oraz numer telefonu w celu dokładniejszego przypisania zapytania do reklamy (tzw. rozszerzone konwersje, ang. enhanced conversions). Dane te są przed wysłaniem zamieniane w Państwa przeglądarce na skrót kryptograficzny (hash, algorytm SHA-256), dzięki czemu Google nie otrzymuje ich w postaci jawnej. Google wykorzystuje je wyłącznie do dopasowania konwersji i do raportowania zbiorczych wyników kampanii; nie otrzymujemy od Google żadnych informacji o tym, kim są poszczególne osoby. W zakresie rozszerzonych konwersji Google działa jako podmiot przetwarzający dane w naszym imieniu na podstawie warunków przetwarzania danych Google Ads (Google Ads Data Processing Terms), a w zakresie pozostałego pomiaru konwersji jako odrębny administrator danych na podstawie warunków ochrony danych dla administratorów (Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms).
Pliki cookie Google. Po wyrażeniu zgody tag Google może zapisywać w Państwa przeglądarce w szczególności następujące pliki cookie: _gcl_au (rozpoznanie przeglądarki na potrzeby pomiaru konwersji, 90 dni), _gcl_aw (zapisanie kliknięcia w reklamę Google, 90 dni) oraz _gcl_gb (zapisanie kliknięcia w reklamę Google na urządzeniach z systemem iOS, 90 dni). Google może ponadto korzystać z plików cookie we własnych domenach (np. google.com, doubleclick.net) na zasadach opisanych w polityce prywatności Google. Na tych stronach zapisujemy również w pamięci sesji przeglądarki (sessionStorage) dane podane w formularzu oraz znacznik zarejestrowania konwersji, aby uzupełnić drugi krok formularza i nie zliczać tego samego zapytania wielokrotnie. Dane te są usuwane automatycznie po zamknięciu karty przeglądarki.
Podstawa prawna, przekazywanie danych i okres przechowywania. Pomiar konwersji Google Ads, w tym zapisywanie i odczytywanie plików cookie oraz rozszerzone konwersje, odbywa się wyłącznie na podstawie Państwa zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Google Ireland Limited jest częścią grupy Google, której spółka dominująca, Google LLC, ma siedzibę w USA; dane mogą być w związku z tym przekazywane do Google LLC w USA na podstawie EU-US Data Privacy Framework, a w pozostałym zakresie na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), na zasadach opisanych w punkcie 8. Pliki cookie Google są przechowywane przez okres wskazany wyżej, chyba że wcześniej wycofają Państwo zgodę lub usuną je w ustawieniach przeglądarki; po wycofaniu zgody usuwamy pliki cookie _gcl_au, _gcl_aw i _gcl_gb. Dane przekazane do Google są przechowywane przez Google zgodnie z jego zasadami przechowywania danych, w zakresie rozszerzonych konwersji nie dłużej, niż jest to niezbędne do dopasowania konwersji. W naszym koncie Google Ads widzimy wyłącznie zbiorcze wyniki kampanii.
Zgodę na Google Ads mogą Państwo w każdej chwili wycofać przyciskiem „Cookies” w lewym dolnym rogu strony, równie łatwo, jak została udzielona. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych przez Google znajdą Państwo pod adresem policies.google.com/privacy, a informacje o wykorzystywaniu danych przez Google w witrynach partnerów pod adresem policies.google.com/technologies/partner-sites.
Do wyświetlania czcionki nagłówków korzystamy z usługi Adobe Fonts, której dostawcą jest Adobe Systems Software Ireland Limited, 4-6 Riverwalk, Citywest Business Campus, Dublin 24, Irlandia. Przy otwarciu strony Państwa przeglądarka pobiera czcionki z serwerów Adobe, które w tym celu otrzymują informacje techniczne o połączeniu, w szczególności adres IP, rodzaj przeglądarki oraz adres odwiedzanej strony. Adobe Fonts nie zapisuje w tym celu plików cookie w Państwa przeglądarce. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes w jednolitej i czytelnej prezentacji serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane mogą być przekazywane również do Adobe Inc. w USA na zasadach opisanych w punkcie 8. Szczegóły przetwarzania danych przez Adobe zawiera polityka prywatności Adobe dostępna pod adresem adobe.com/pl/privacy.html.
Nie korzystamy z Google Analytics. Zgodę mogą Państwo w każdej chwili zmienić lub wycofać przyciskiem „Cookies” w lewym dolnym rogu strony. Pliki cookie można także blokować i usuwać w ustawieniach przeglądarki.
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie połączeń, przechowywanie głównej bazy danych w Unii Europejskiej, indywidualne konta z kontrolą uprawnień, zasadę minimalnego dostępu, kopie zapasowe, regularne aktualizacje oprogramowania, umowy powierzenia z dostawcami oraz zobowiązania do zachowania poufności przez osoby mające dostęp do danych. W razie naruszenia ochrony danych postępujemy zgodnie z art. 33 i 34 RODO.
Serwis jest przeznaczony dla przedsiębiorców i osób reprezentujących firmy. Nie zbieramy świadomie danych osób, które nie ukończyły 18 lat. Jeżeli dowiemy się, że takie dane zostały nam przekazane, niezwłocznie je usuniemy.
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów, zakresu naszych usług lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Wcześniejsze wersje udostępnimy na żądanie.
Pełne dane operatora serwisu znajdują się w Nocie prawnej.